Procedura zgłoszeń zewnętrznych - Centralne Biuro Zwalczania Cyberprzestępczości

załącznik do decyzji nr 83

Komendanta CBZC

z dnia 20 grudnia 2024 r.

Warszawa, dnia 20 grudnia 2024 roku

ZEWNĘTRZNa procedura PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA
oraz PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ następczych
w Centralnym Biurze Zwalczania Cyberprzestępczości

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

• §1

Zewnętrzna procedura przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Centralnym Biurze Zwalczania Cyberprzestępczości – zwana dalej „procedurą zgłoszeń zewnętrznych”, stanowi realizację obowiązków wynikających z art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) i służy do zgłaszania naruszeń prawa w rozumieniu art. 2 pkt 17 tej ustawy oraz podejmowania działań następczych w Centralnym Biurze Zwalczania Cyberprzestępczości.

• §2

Celem procedury jest ukształtowanie efektywnego i jednolitego systemu przyjmowania informacji o naruszeniach prawa, poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty. Mając na uwadze interes organizacji polegający m.in. na jej ulepszeniu poprzez ujawnianie przez sygnalistów nieprawidłowości i naruszeń prawa, działanie takie powinny zmierzać do poprawy środowiska pracy i warunków w nim panujących.

• §3

Procedura zgłoszeń zewnętrznych ma zastosowanie do naruszeń prawa określonych
w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, zgłaszanych przez osoby, o których mowa w art. 4 ust. 1 i 2 tej ustawy.

• §4

Do pozostałych kwestii nie ujętych w niniejszej procedurze ma zastosowanie ustawa
o ochronie sygnalistów.

• §5  

Użyte w procedurze zgłoszeń zewnętrznych określenia oznaczają:

1. CBZC – Centralne Biuro Zwalczania Cyberprzestępczości;
2. Ustawa – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).

Rozdział 2

Osoby upoważnione w CBZC do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz dalszego postępowania z tymi zgłoszeniami

• §6

Do przyjmowania w CBZC zgłoszeń zewnętrznych dotyczących naruszeń prawa, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy, oraz dalszego postepowania z tymi zgłoszeniami, upoważnia się wyznaczonych policjantów z Wydziału Kontroli CBZC, Naczelnika komórki organizacyjnej CBZC właściwej do spraw kadrowych i jego zastępcę, Naczelników zarządów i wydziałów terenowych CBZC oraz inne upoważnione przez Komendanta CBZC osoby.

Rozdział 3

Sposoby przekazywania zgłoszeń zewnętrznych przez sygnalistę

• §7

1. Zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy, datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie adresu do kontaktu. Wzór druku formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury.
2. Zgłoszenie dokonuje się ustnie lub pisemnie.
3. Zgłoszenie dokonywane ustnie odbywa się za pośrednictwem:

1. nienagrywanej linii telefonicznej pod nr tel. 518330776 od poniedziałku do piątku
   w godz. 10:00 do 14:00 (poza dniami ustawowo wolnymi od pracy), w tym przypadku sporządza się protokół, którego wzór określa – załącznik nr 2 do procedury;
2. podczas bezpośredniego spotkania; zgłoszenie to dokumentowane jest w formie protokołu wskazanego w ust. 3 pkt 1.

4. W przypadku wyboru przez zgłaszającego sposobu zgłoszenia poprzez bezpośrednie spotkanie, na wniosek zgłaszającego, zgłoszenie ustne ma miejsce podczas takiego spotkania w siedzibie CBZC przy ul. Wąwozowej 18, 02-796 Warszawa lub we właściwym miejscowo zarządzie lub wydziale terenowym CBZC, zorganizowanego, w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W celu zachowania poufności tożsamości sygnalisty spotkanie takie organizowane jest po uprzednim wyznaczeniu jego terminu, przy czym przy wyznaczaniu terminu preferowane jest skorzystanie z nr. telefonu wskazanego w ust. 3 pkt 1.
5. Zgłoszenie pisemne może być dokonane z wykorzystaniem formularza zgłoszenia, wskazanego w ust. 1 poprzez:

1. przesłanie na adres: CBZC, ul. Wąwozowa 18, 02-796 Warszawa, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”;
2. doręczenie osobiste do siedziby CBZC w Warszawie przy ul. Wąwozowej 18
   lub do właściwego miejscowo zarządu lub wydziału terenowego CBZC, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem jak w pkt 1.

6. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy policjantów Wydziału Kontroli CBZC
   lub Naczelników zarządów lub wydziałów terenowych CBZC zgłoszenie takie może być dokonane poprzez doręczenie osobiste lub wysłanie go na adres: Sekretariat Komendanta CBZC, ul. Wąwozowa 18, 02-796 Warszawa, w zamkniętych dwóch kopertach
   z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”.
7. Koperta z dopiskiem, o którym mowa w ust. 5 i 6, nie może być otwierana przez osobę nieposiadającą upoważnienia Komendanta CBZC do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych.
8. Dostęp do wiadomości złożonej w zamkniętej kopercie z dopiskiem, o którym mowa
   w ust. 5 i 6 ma wyłącznie Komendant CBZC lub jego zastępcy oraz osoby upoważnione przez Komendanta CBZC.
9. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje w zgłoszeniu adres do kontaktu.
10. Jeżeli w zgłoszeniu nie zostanie podany adres do kontaktu, nie będzie realizowany obowiązek potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej w kolejnych etapach procedowania zgłoszenia.
11. Zgłoszenie zewnętrzne, zawierające informacje o naruszeniu prawa, dokonane przez sygnalistę za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, który przechowywany jest
    w Wydziale Kontroli CBZC, a w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy policjanta Wydziału Kontroli CBZC, podlega zarejestrowaniu w rejestrze przechowywanym w komórce organizacyjnej CBZC właściwej do spraw kadrowych. Wzór Rejestru zgłoszeń zewnętrznych stanowi – załącznik nr 3 do niniejszej procedury.
12. Wpisy do rejestru zgłoszeń zewnętrznych dokonują osoby upoważnione. Rejestr ten przechowywany jest w pomieszczeniu służbowym zabezpieczonym przed dostępem osób postronnych w szafie zamykanej na klucz.
13. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych prowadzone są z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w nich zawarte są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Rozdział 4

Tryb postępowania ze zgłoszeniem zewnętrznym

• §8

1. Po przyjęciu zgłoszenia dokonuje się jego wstępnej weryfikacji, polegającej
   na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, któremu przekazuje się zgłoszenie z zachowaniem terminów,
   o których mowa w ustawie o sygnalistach. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania CBZC, osoba upoważniona podejmuje działania następcze.
2. W przypadku, gdy zostanie uprawdopodobnione istnienie okoliczności, które mogą wywołać wątpliwość co do bezstronności policjanta upoważnionego do postepowania
   ze zgłoszeniem w danej sprawie, bezpośredni przełożony tego policjanta jest obowiązany wyznaczyć do podejmowania dalszych czynności w tej sprawie innego upoważnionego policjanta.
3. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy osób z Wydziału Kontroli CBZC, Komendant CBZC do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację tego zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej, wyznacza Naczelnika komórki organizacyjnej CBZC właściwej do spraw kadrowych lub jego zastępcę.
4. W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant CBZC może upoważnić inne, bezstronne osoby z CBZC do uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszeń lub w procesie działań następczych.
5. Zasadniczym celem działań następczych jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącym przedmiotem zgłoszenia.
6. W przypadku stwierdzenia braku podstaw do prowadzenia działań następczych,  informuje się o tym zgłaszającego. Gdy informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku, petycji, zażalenia, odwołania, apelacji może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia
   we właściwym trybie z zachowaniem terminów określonych w art. 34 ust. 1 pkt 4 ustawy.
7. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji pozytywnych przesłanek,
   o których mowa w ust. 1, podejmuje się działania następcze. W sytuacji, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nie należącej do zakresu działania CBZC – przekazuje się zgłoszenie do innego organu publicznego właściwego do podjęcia tych działań. Powyższe następuje w terminach i przypadkach określonych odpowiednio
   w art. 34 ust. 2, art. 40 ust. 2 i 41 ustawy o sygnalistach.
8. Wzór upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą,   w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, w tym w związku
   z prowadzeniem rejestru zgłoszeń zewnętrznych, został określony w załączniku
   nr 4 do niniejszej procedury.
9. Naczelnicy zarządów i wydziałów terenowych CBZC o przyjęciu zgłoszenia ustnego
   lub pisemnego, informują niezwłocznie Naczelnika Wydziału Kontroli CBZC celem wpisania do rejestru, o którym mowa w § 7 ust 12,  przesyłając kopię zgłoszenia
   w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”.
10. Naczelnicy zarządów i wydziałów terenowych CBZC po zakończeniu procedury zgłoszenia zewnętrznego, przekazują do Naczelnika Wydziału Kontroli CBZC informację o sposobie zakończenia procedury zgłoszenia zewnętrznego w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”.

Rozdział 5

Tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi w innej formie

• §9

1. Zgłoszenia w innej formie niż określone w treści Rozdziału 4 nie podlegają rozpatrzeniu w trybie niniejszej procedury.
2. Zgłoszenia zewnętrzne, które są anonimowe, rozpatrywane będą na podstawie odrębnych przepisów.

Rozdział 6

Obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego,
wydania zaświadczenia

• §10

1. Naczelnik Wydziału Kontroli CBZC lub inna upoważniona osoba, w terminie
   7 dni od dnia wpływu zgłoszenia zewnętrznego potwierdza sygnaliście przyjęcie tego zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. Wzór potwierdzenia otrzymania zgłoszenia stanowi załącznik nr 5 do procedury.
2. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy policjantów z Wydziału Kontroli CBZC  potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przesyła Naczelnik komórki organizacyjnej CBZC właściwej do spraw kadrowych lub jego zastępca, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
3. Komendant CBZC, na pisemny wniosek (żądanie) sygnalisty, wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia jego otrzymania, zaświadczenie, potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy.

Rozdział 7

Obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych

• §11

1. Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych są zobowiązane do uniemożliwienia nieupoważnionym osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu. Zachowanie tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskanych w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, podejmowania działań następczych lub uczestnictwa w tych działaniach obowiązuje
   te osoby także po ustaniu stosunku służbowego lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
2. Na każdym etapie procedowania zgłoszenia osoby upoważnione do jego weryfikacji
   lub podejmowania działań następczych zobowiązane są do dbałości w zakresie zachowania poufności uzyskanych informacji, w szczególności gdy wymaga tego sytuacja posługują się jedynie numerem tego zgłoszenia.
3. Dane sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty, w myśl art. 8 ust. 1 ustawy.
4. Przepisu ust. 3, nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie danych sygnalisty jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, zgodnie
   z art. 8 ust.  2 ustawy.
5. Wzór oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych oraz informacji
   uzyskanych w ramach zgłoszenia naruszenia prawa określa załącznik nr 6 do niniejszej procedury.

Rozdział 8

Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej

• §12

1. Naczelnik Wydziału Kontroli CBZC lub inna upoważniona osoba lub odpowiednio Naczelnik komórki organizacyjnej CBZC właściwej do spraw kadrowych lub jego zastępca przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w  terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
2. W uzasadnionych przypadkach informację zwrotną przekazuje się sygnaliście
   w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego,
   po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1.

Rozdział 9

Ochrona sygnalisty, zasada poufności, zasada przetwarzania danych osobowych

• §13

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Zakres ochrony, formy stosowania działań odwetowych i tryb postepowania
   oraz warunki na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności
   za naruszenie poufności został określony w rozdziale 2 ustawy o sygnalistach.
3. Komendant CBZC gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych
   oraz związane z tym  przetwarzanie danych osobowych:

1. uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,
2. zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

4. Ochrona poufności, o której mowa w ust. 3 pkt 2, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
5. Dane osobowe w ramach niniejszej procedury, są przetwarzane zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
   i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L. z 2016 r. Nr 119, str. 1,
   z późn. zm.) – dalej RODO.

Rozdział 10

Dane kontaktowe Rzczenika Praw Obywatelskich

• §14

Informacja dotycząca zgłoszeń zewnętrznych o naruszeniach prawa znajduje się na stronie BIP Rzecznika Praw Obywatelskich.